一、测绘档案资料管理现状

随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，传统的档案资料管理模式遇到了严峻的挑战，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。测绘档案资料不同于普通的档案资料，具有特殊性，在测绘档案资料的管理上仍处在落后的传统手工管理阶段，测绘档案管理距离档案专业要求差距还比较大。不仅效率低、档案原件易损，同时频繁进出库房，破坏了整个库房的存储环境，影像档案原件的存储寿命，而且只有档案库房管理人员才能查检清楚，普通用户查阅更是费时费力; 对档案资料信息进行统计也非常困难，并且很难保证准确无误。其管理工作的落后状况不适应现阶段数字化测绘生产、信息化测绘管理的现代化先进技术体系，制约了测绘事业的进一步发展。因此，科学管理测绘档案资料，充分利用档案资源，及时、准确地为生产、生活决策部门及社会提供快速、准确、全方位的测绘档案信息服务显得尤为重要。

二、虚拟库房建设意义

档案库房是档案部门履行档案保管职能的基础，是实现档案长期、有效、安全保管的保证，一般库房面积占到档案管理总建筑面积的一半左右。档案库房由于其严格的保管条件、安全保密的特殊要求以及海量档案文件的保存，出入库、移库、盘点、温湿度登记等管理操作非常不便，如果采用人工方式进行管理，不但效率低下，容易出错，而且难以真正落实“十防”措施，给重要档案的保管带来安全隐患。测绘档案资料数字化管理是测绘档案资料长期保存的需求，是当前的发展方向和社会发展的需要。因此，建设虚拟库房管理系统，采取信息化的手段数字化管理测绘档案资料是必然的选择。

三、虚拟库房功能介绍

虚拟库房就是利用计算机技术和网络技术，对实体库房进行模拟，其管理操作模拟实体库房的管理操作，库房结构和存档信息与实体库房信息保持一致，通过构建图形化虚拟库房，辅助档案管理员对实体档案进行管理，并建立与电子档案的关联，方便对实体档案的借阅及查找，提升测绘档案查询业务响应能力，可以很大程度提升库房和存档管理的效率。

一般的虚拟库房建设为二维库房及库房平面形式查看，但也可将三维虚拟库房和二维虚拟库房进行结合建设，更加立体直观的对库房进行管理。虚拟库房的基本功能包括库房自定义、状态编辑、档案的上架（归档）、下架（取档）、查询以及统计功能，并且能用库房图示显示库存信息辅助库房清查等，具体功能介绍如下。

1. 库房自定义

库房自定义包括档案室自定义、档案柜自定义、档案盒自定义、图例自定义、档案信息显示自定义等基本自定义功能。档案室自定义包括自主新增及删除档案室，定义档案室的基本信息、存储容量、存放位置等。档案柜自定义包括自主定义档案柜的大小、位置，柜内单元格的规格及库容，以及每个档案柜中存放的档案资料类型等。档案盒自定义包括定义档案盒的容量、修改档案盒信息等。图例自定义包括可以自主定义档案柜、单元格及档案资料类别的现实颜色，可以根据颜色直观的区别不同的库柜类型及资料类别。档案信息显示自定义是指可以自己定义不同类型档案资料在虚拟库房内显示的属性信息，如一般的纸质档案资料需要显示档案名称、归档时间等信息，而航片类资料需要显示档案名称、航线号、航片测区等基本信息，不同类型资料不同的显示。

2. 档案上架

档案上架是指将整理好的档案案卷，根据分类要求按照一定的顺序存入档案柜。首先虚拟库房所指的档案上架是将档案信息存放到二维虚拟库房中，建立与电子档案的关联，与实体库房信息保持一致，便于直观的查找档案资料在库柜上的位置。包括档案盒单独上架、批量上架等功能。

3. 档案下架

档案下架是指将档案案卷从档案柜中取下，不再存储在档案库房库柜中。虚拟库房所指的档案下架是将档案信息从二维虚拟库房中清楚，与实体库房信息保持一致。包括档案盒单独下架、可选择性下架、档案库柜整体批量下架等功能。

4. 其他功能

虚拟库房还包括其他一些辅助功能，如档案库柜平面图打印功能、档案查询定位功能、档案盒内档案信息查看功能、库柜容量、档案盒容量显示功能等，使虚拟库房更贴近实际档案库房管理情况。

图1 虚拟库房库柜的立面图

四、结语

测绘档案资料虚拟库房管理建设虽收到成效，仍存在一些问题：

1. 功能性问题。功能性方面还需要加强，满足基本库房管理， 还要结合档案库房管理的一些具体工作，如档案资料归档、借阅使用等，使之更适合更贴近档案资料管理工作。

2. 标准问题。不仅是虚拟库房还是档案资料管理系统，应采用统一的开发管理平台，统一的标准，这是档案资料数字化建设的关键问题。

3. 人员问题。随着信息化进程的不断加快，档案资料数字化管理人员的能力要求提高，既需要熟悉档案管理业务，又要精通计算机软硬件、网络安全防范等技术；既能参与数字化建设的整个过程，掌握关键性的技术问题，又能在系统正常运行后，解决运行过程中可能出现的各种问题。这方面的人才还比较缺乏，需要培养和储备。

参考文献：

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